Smart working e obblighi di sicurezza: rischi e sanzioni

Lo smart working è ormai una modalità strutturale di organizzazione del lavoro, ma la sua diffusione comporta responsabilità precise in capo al datore di lavoro anche sul versante della salute e sicurezza. La recente legge annuale per le PMI (legge n. 34/2026) ha rafforzato questo quadro, inserendo il lavoro agile all’interno del sistema prevenzionistico del D.Lgs. 81/2008 e introducendo un regime sanzionatorio specifico per chi non rispetta i nuovi obblighi informativi. Per le imprese e i consulenti che le assistono non si tratta più solo di “buone prassi”, ma di adempimenti formali e sostanziali da presidiare con attenzione, pena l’esposizione a arresto e ammende di importo significativo.

L’inquadramento normativo del lavoro agile nella disciplina della sicurezza

Il lavoro agile era già stato disciplinato dalla legge n. 81/2017, che ne aveva definito caratteristiche, finalità e principali regole operative, comprese alcune previsioni in materia di sicurezza; tuttavia, fino al recente intervento del legislatore, tali disposizioni restavano in parte “esterne” al corpo organico del Testo Unico sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro. Con l’articolo 11 della legge n. 34/2026 è stato introdotto un nuovo comma 7bis all’articolo 3 del D.Lgs. 81/2008, con l’obiettivo di integrare pienamente lo smart working nel sistema prevenzionistico generale. Ciò significa che il datore di lavoro deve considerare il lavoro agile non come una zona grigia sottratta alle regole del Testo Unico, ma come una modalità organizzativa che richiede una valutazione dei rischi dedicata e una gestione strutturata degli obblighi informativi verso i lavoratori e i loro rappresentanti. In parallelo, viene aggiornata anche la parte sanzionatoria del D.Lgs. 81/2008, rendendo esplicite le conseguenze del mancato rispetto dei nuovi adempimenti specifici previsti per il lavoro agile.

L’informativa annuale sulla sicurezza per i lavoratori agili

Il fulcro della riforma è rappresentato dall’obbligo di predisporre e consegnare ai lavoratori in smart working una specifica informativa scritta in materia di salute e sicurezza. Questa informativa deve riguardare tutti gli obblighi di sicurezza compatibili con la modalità agile, con particolare attenzione all’utilizzo dei videoterminali e alle condizioni in cui si svolge la prestazione al di fuori dei locali aziendali. Deve essere consegnata non solo ai lavoratori interessati, ma anche ai rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza (RLS), così da assicurare un coinvolgimento pieno delle figure della prevenzione. Il legislatore richiede che tale informativa abbia carattere periodico: la consegna deve avvenire almeno una volta l’anno, con un aggiornamento che tenga conto dell’evoluzione dei rischi e delle misure di prevenzione adottate. Questo approccio dinamico è coerente sia con i principi del D.Lgs. 81/2008 sia con l’articolo 2087 del codice civile, che impone al datore di lavoro un dovere di protezione “in progress” rispetto alle condizioni concrete in cui si svolge l’attività.

Contenuti essenziali dell’informativa: rischi, comportamenti corretti e misure di prevenzione

L’informativa non può ridursi a un documento generico, uguale per tutti e slegato dalla realtà operativa dell’azienda. Il datore di lavoro è chiamato a individuare e descrivere in modo chiaro:

• i rischi generali e specifici connessi alla prestazione resa in modalità agile;
• le conseguenze di comportamenti non corretti;
• le misure di prevenzione e protezione che il lavoratore deve adottare. Tra i profili di rischio che devono essere presi in considerazione rientrano, in particolare, l’utilizzo improprio delle attrezzature di lavoro e il rischio elettrico, nonché i disturbi a carico dell’apparato oculovisivo, muscoloscheletrico e tendineo legati a postazioni non ergonomiche o a un uso prolungato dei videoterminali. Un capitolo a sé riguarda i rischi di natura psicosociale e lo stress lavoro-correlato, che nel lavoro da remoto assumono una rilevanza crescente; a questo proposito, l’INAIL ha messo a disposizione, nel 2025, un modulo integrativo per la valutazione del rischio da stress specifico per lo smart working, pensato proprio per intercettare gli effetti della digitalizzazione e del lavoro a distanza sull’equilibrio psicofisico dei lavoratori. Tutti questi elementi devono trovare spazio nell’informativa, con indicazioni pratiche e comprensibili sui comportamenti da tenere, sull’organizzazione dei tempi di lavoro e di pausa, sulla corretta configurazione della postazione e sull’uso sicuro delle tecnologie.

Il ruolo attivo del lavoratore nella gestione della sicurezza in smart working

Sebbene la responsabilità di predisporre e aggiornare l’informativa ricada sul datore di lavoro, la normativa sottolinea anche il ruolo attivo del lavoratore agile. A quest’ultimo è richiesto di cooperare con il datore di lavoro affinché le misure di prevenzione siano effettivamente applicate, adattando il proprio comportamento alle indicazioni ricevute e segnalando eventuali criticità riscontrate nel contesto in cui svolge l’attività. In un ambiente che non è sotto il diretto controllo del datore di lavoro — come l’abitazione privata o altri luoghi scelti dal lavoratore — questa collaborazione diventa essenziale per rendere effettive le misure di tutela e per ridurre il rischio di infortuni o malattie professionali. Per le imprese è quindi opportuno affiancare all’informativa scritta momenti di confronto, formazione a distanza e canali di comunicazione dedicati, così da rafforzare la consapevolezza del lavoratore rispetto ai propri doveri in materia di sicurezza.

Le nuove sanzioni per la mancata informativa e i rischi per i datori di lavoro

La principale novità introdotta dalla legge n. 34/2026 riguarda l’esplicita previsione di sanzioni penali per il datore di lavoro che non adempie all’obbligo di informativa annuale ai lavoratori in smart working. Attraverso l’integrazione dell’articolo 55, comma 5, lettera c), del D.Lgs. 81/2008, il mancato rispetto delle disposizioni del nuovo comma 7bis dell’articolo 3 comporta il rischio di:

• arresto da due a quattro mesi;
• ammenda da 1.708,61 a 7.639,96 euro. Si tratta di un salto di qualità rispetto al passato, in cui le violazioni relative allo smart working potevano essere ricondotte, in via interpretativa, al più generale obbligo di informazione di cui all’articolo 36 del Testo Unico, senza però una fattispecie sanzionatoria espressamente dedicata. Oggi, invece, il datore di lavoro che non elabora, non aggiorna o non consegna l’informativa ai lavoratori agili si espone a conseguenze dirette e specifiche, che possono emergere tanto in sede ispettiva quanto in occasione di infortuni o malattie professionali riconducibili alla prestazione resa da remoto.

Come impostare correttamente la gestione della sicurezza nello smart working

Il nuovo quadro normativo impone un ripensamento delle procedure interne legate al lavoro agile. È consigliabile partire da una mappatura dei lavoratori coinvolti nello smart working e delle modalità concrete con cui la prestazione viene resa (luoghi, orari, strumenti utilizzati), per poi integrare la valutazione dei rischi aziendale con una sezione specifica dedicata al lavoro da remoto. Sulla base di questa analisi, andrà predisposta un’informativa scritta:

• calibrata sui rischi effettivi;
• aggiornata almeno una volta l’anno;
• coerente con le indicazioni INAIL in tema di stress lavoro-correlato;
• condivisa con i RLS e facilmente accessibile ai lavoratori. Una corretta conservazione della documentazione relativa alla consegna dell’informativa e alle eventuali attività formative svolte rappresenta, infine, un presidio fondamentale in caso di controlli o contenzioso.